U današnjem poslovnom svetu koji svakodnevno raste i razvija se, jedna od značajnijih inovacija koja je doprinela boljem poslovanju jeste upravo pojava elektronskog potpisa. Elektronski potpis omogućava brzinu, sigurnost i efikasnost u digitalnom svetu.
Bilo da ste pravnik, vlasnik manje firme ili samo želite da poboljšate svakodnevne administrativne aktivnosti, elektronski potpis može u velikoj meri da olakša vaš rad.
Jedno od najvažnijih pitanja jeste kako napraviti elektronski potpis, koja dokumenta su neophodna za njegovo dobijanje, koji zakoni ga regulišu, kao i koja mu je cena. U daljem tekstu ćemo dati odgovor na sva ova pitanja i detaljno objasniti kako ova nova tehologija može da doprinese sigurnosti i efikasnoti vašeg poslovanja.
Ostanite sa nama i saznajte kako da iskoristite sve prednosti elektronskog potpisa!
Šta je i čemu služi elektronski potpis?
Elektronski ili e-potpis, je skup podataka koji se nalaze u elektronskom obliku. On potvrđuje identitet osobe koje ga je potpisala, kao i sadržaj dokumenta.
Omogućava da se dokumenti potpisuju elektronski, bez potrebe za fizičkim potpisivanjem, čime se postiže efikasnost i olakšava se posao. Služi za sigurnu i pouzdanu razmenu podataka i njihovu obradu, a u većini zemalja se priznaje isto kao i tradicionalni potpis na papiru.
Elektronski potpis kao i lični potpis na papiru, je potpis fizičkog lica. Pravno lice, firma, po istom principu stiče prava i obaveze potpisom fizičkog lica koje ima ovlašćenje da ga zastupa, kao što je direktor.
Firma je potpisala dokument samo ukoliko ga je njen direktor potpisao svojim elektronskim potpisom, jer sama firma ne može da ima svoj potpis.
Elektronski potpis može da bude jednostavan, da se nacrta u Paint-u, a potom nalepi u dokument, međutim, tako jednostavan potpis nije dovoljno pouzdan za ozbiljne poslovne poduhvate jer ne garantuje autentičnost kao što je to fizički potpis.
U našem zakonu postoje 3 vrste elektronskog potpisa i u nastavku ćemo detaljnije objasniti svaki od njih.
Vrste elektronskog potpisa
Bilo da ste preduzetnik ili DOO, važno je da razumete koje vrste elektronskog potpisa postoje i kakva je njihova primena u poslovanju.
U našem zakonu, postoje 3 vrste elektronskog potpisa, koji se međusobno razlikuju po nivou sigurnosti koju obezbeđuju. Za njihovo objašnjenje, pogledajte tabelu ispod.
| Vrsta | Definicija | Primer |
| Običan elektronski potpis | Podaci u elektroskom obliku koji potvrđuju sadržaj i identitet osobe koja je potisala dokument | Potpis koji je generisan u aplikaciji Paint |
| Napredni elektronski potpis | Obezbeđuje veći nivo zaštite jer je bolje povezan sa licem koje potpisuje dokument, gde omogućava njegovu identifikaciju i detektuje ukoliko dođe do bilo koje izmene u potpisanim dokumentima | Adobe Sign ili DocuSign sa verifikacijom |
| Kvalifikovani elektronski potpis | Vrsta naprednog potpisa koja je usko povezana sa elektronskim sertifikatom koji je izdat od strane nadležnog tela | Elektronski potpis koji je zasnovan na posebom sertifikatu koji je sastavila Privredna komora Srbije |
Običan elektronski potpis su svi podaci koji mogu na bilo koji način da potvrde sadržaj dokumenta i identitet osobe koja ga potpisuje.
Ono što nedostaje ovoj vrsti elektronskog potpisa jeste jedinstvena identifikacija potpisnika jer u Paint-u, na primer, možete da napišete samo svoj nadimak čime je teže utvrditi vaš identitet.
Elektronski potpis koji garantuje da ništa u dokumentu nije menjano jeste napredni elektronski potpis, a njegova podvrsta je kvalifikovani elektronski potpis.
Napredni elektronski potpis identifikuje potpisnika i na jedinstven način ga povezuje sa potpisom. Bilo koja izmena dokumenta može da se vidi i zato ovaj potpis garantuje da je dokument stigao od pošiljaoca do primaoca u svom prvobitnom, neizmenjenom obliku. Može da se kreira putem različitih softvera koji su dostupni online.
Sve tri vrste elektronskog potpisa imaju pravnu snagu da dokazu da je neki dokument potpisan, a razlika je isključivo u stepenu sigurnosti. Najsigurniji je kvalifikovani elektronski potpis i u nastavku teksta, pozabavićemo se njime.
Kvalifikovani elektronski potpis
Kvalifikovani elektronski potpis nudi najviši nivo sigurnosti kada je reč o digitalnom potpisivanju dokumenata i poseduje istu pravnu snagu kao i lični potpis na papiru. Osigurava identitet potpisnika i potpisanog dokumenta, i tako garantuje da dokumenta nisu izmenjena nakon potpisivanja.
Koristi se u različitim pravnim, administrativim i poslovnim procesima i priznat je u većini zemalja. U poslovanju sa međunarodnim transakcijama ili sa državnim organima, kvalifikovani elektronski potpis je obavezan.
Pri potpisivanju određenih ugovora, postoje i situacije kada kvalifikovani potpis nije dozvoljen:
- Ugovor o imovinskopravnim odnosima supružnika
- Prenos vlasništva nad nepokretnostima
- Ugovor o poklonu
- Pravni poslovi koji zahtevaju posebnu formu (isključena je mogućnost el. potpisa)
- Akti u oblasti naslednog prava, ugovor o doživotnom održavanju, izjave stranaka u postupku raspravljanja zaostavštine
Kvalifikovani elektronski potpis možete koristiti za potpisivanje sledećih dokumenata:
- Poslovanje sa upravom carina
- Finansijski izveštaji za APR
- E-dozvola, izdavanje građevinskih dozvola
- Obavezno socijalno osiguranje
- E-uprava
- Poreske prijave
Upotreba kvalifikovanog elektronskog potpisa je neophodna za finansijske izveštaje koji se još od 2015. godine podnose obavezno u elektronskoj formi Agenciji za privredne registre, potpisani elektronskim potpisom zastupnika.
Kvalifikovani elektronski potpis je neophodan i za registraciju vlasnika određene organizacije ili privrednog društva.
Poreska uprava zahteva da prijave budu podnesene putem portala e-Porezi, koji zahteva korišćenje kvalifikovanog elektronskog potpisa i samim tim i elektronskog sertifikata.
U nastavku teksta ćemo detaljno objasniti kako napraviti kvalifikovani elektronski potpis i šta je neophodno za njegovo dobijanje.
Kako napraviti kvalifikovani elektronski potpis?
Kako biste napravili kvalifikovani elektronski potpis i potpisivali dokumenta elektronskim putem bez problema, neophodno je da nabavite sertifikat za kvalifikovani elektronski potpis. Ovaj sertifikat izdaje ovlašćeno sertifikaciono telo.
Pored elektronskog sertifikata, potrebno je priložiti sledeća dokumenta:
- Lična karta
- Dokaz o prebivalištu
- Popunjena prijava za izdavanje elektronskog potpisa koju daje izabrano sertifikaciono telo
- Pravno lice mora da priloži i dokaz o pravnom statusu
- Dokaz o uplati potrebne naknade kako bi se izdao potpis
Elektronski sertifikat
Sertifikat predstavlja veoma važan korak u dobijanju elektronskog potpisa. On sadrži podatke o korisniku i izdavaocu sertifikata. Serifikaciona tela koja su ovlašćena za izdavanje elektronskog sertifikata su:
- Sertifikaciono telo Pošte (link)
- Sertifikaciono telo Ministarstva unutrašnjih poslova (link)
- Sertifikaciono telo Ministarstva odbrane (link)
- Sertifikaciono telo Privredne komore Srbije (PKS) (link)
- HALCOM BG CA (link)
- ESS CA (link)
Olduka o sertifikacionom telu zavisi od ličnih potreba i preferencija.
Sva tela se razlikuju, pa tako sertifikat koji je izrađen od strane MUP-a, može besplatno da dobije svaki građanin Srbije koji ima važeću ličnu kartu sa čipom, a izdatu posle 18.08.2014. godine. Procedura izdavanja ne traje dugo, a svi dokmenti se potpisuju na licu mesta od strane korisnika.
Sertifikaciona tela kao što su Pošta i Prvredna komora Srbije izdaju sertifikate i licima koja ne poseduju ličnu kartu za teritoriju Republike Srbije, odnosno nerezidentima, licima bez JMBG, a sertifikat im je potreban za određenje radnje koje zahtevaju korišćenje kvalifikovanog elektronskog potpisa.
Kvalifikovani sertifikat se čuva na sigurnom uređaju, poput USB tokena ili pametne kartice.
U nastavku saznajte nešto više o zakonu o elektronskom potpisu.
Zakon o elektronskom potpisu
Zakon o elektronskom potpisu u Srbiji nalaže da elektronski potpis mora da bude izdat od ovlašćenog sertifikacionog tela koja su priznata od strane nadležnih državih organa.
Za potvrdu autentičnosti i identiteta prilikom elektronskog potpisa, odgovorna su sertifikaciona tela koja ga izdaju. Zakon o elektronskom potpisu obuhvata regulaciju svih elektronskih dokumenata, validnost i pravnu snagu u administrativnim i sudskim postupcima.
Ovaj zakon omogućava pravnu snagu kao i potpis rukom, pod određenim uslovima bezbednosnih standarda.
Zakon o elektronskom potpisu pruža pravnu sigurnost i omogućava bolje poslovanje. U nastavku ćemo se pozabaviti kako se kreću i od čega zavise cene elektronskog potpisa.
Elektronski potpis cena
Cena elektronskog potpisa zavisi od nekoliko faktora, a to su:
- Vrsta potpisa
- Izdavači potpisa
- Dužina važenja sertifikata
Cena dosta varira, običan elektronski potpis može da košta od 5.000 do 7.000 dinara, dok je kvalifikovani potpis skuplji i njegova cena može da bude od 10.000 do 20.000 dinara ili više.
Neki izdavači mogu da naplate i godišnje naknade za obnavljanje ili održavanje sertifikata.
Elektronski potpis doprinosi modernizaciji poslovanja
Elektronski potpis je glavna komponenta u procesu transformisanja i razvijanja poslovnog sveta. Prednosti su mnogobrojne, od povećanja sigurnosti i efikasnosti poslovanja do smanjenja troškova i vremena koje je potrebno za obradu dokumenata. Nema više potrebe da se dokumenta skeniraju, štampaju, ili da se kopije istih šalju fizički.
Potpisivanjem dokumenata elektronski dobijamo ubrzane poslovne procese i smanjujemo potrebu za fizičkim skladištenjem. Ovo je od posebnog značaja za sve velike kompanije koje posluju sa velikim brojem dokumenata, kao što su zdravstvene ustanove, banke, ili firme.
Elektronski potpis osigurava integritet i autentičnost dokumenata i samim tim smanjuje rizik od neovlašćenih pristupa i prevara. Omogućava lakšu međunarodnu saradnju među kompanijama koje zahvaljujući tome mogu brzo da reaguju na promene na tržištu i lakše sklapaju i potpisuju ugovore.
Uvođenje ektronskog potpisa takođe olakšava usluge otvaranja firme jer pomaže da proces bude jednostavniji i brži. Kvalifikovani elektronski potpis je uvek neophodan za otvaranje firme jer se njime osigurava autentičnost svih dokumenata.
Ukoliko planirate da pokrenete sopstevni biznis i potrebno vam je poslovno savetovanje, možete da nas kontaktirate. Naša firma ima višegodišnje iskustvo u pružanju svih vrsta knjigovodstvenih usluga. Cilj nam je da vašem biznisu omogućimo rast i razvoj uz stručnu podršku i usluge koje su prilagođene vašim potrebama!
